Dokumentation und Abwicklung von Förderprojekten
Revisionssichere Nachweisführung, Abrechnung und Mittelabrufe inklusive Beleglogik, Berichte und Audit-Readiness.
Diese Leistung fokussiert die Unterlagen- und Abrechnungsseite Ihres Förderprojekts und schafft eine prüffähige Struktur für Förderstellen und Finanzverwaltung.
Audit-Readiness im Fokus
Nachweise und Abrechnung so aufsetzen, dass sie Prüfungen standhalten
Im Zentrum stehen Belege, Kostenlogik, Mittelabrufe und formale Sauberkeit, nicht die laufende Projektsteuerung.
- revisionssichere Beleg- und Kostenstruktur
- prüffähige Nachweisführung für Zuschüsse und FZulG
- saubere Abrechnung, Mittelabrufe und Audit-Vorbereitung
Abgrenzung
Dokumentation & Abwicklung = Nachweisführung, Abrechnung, Mittelabrufe, Berichte, formale Änderungen, Audit-Readiness. Wir ersetzen kein operatives Projektmanagement (Scope/Delivery/Team-Steuerung). Für die laufende Koordination nach Bewilligung ist unsere Leistung Projektbegleitung zuständig.
Warum Dokumentation & Abwicklung entscheidend sind
Förderstellen prüfen nicht nur die Innovation, sondern vor allem:
- ob Kosten korrekt zugeordnet wurden
- ob Arbeitszeiten prüfbar dokumentiert sind
- ob Belege vollständig und nachvollziehbar sind
- ob Mittel zweckentsprechend verwendet wurden
- ob Fristen eingehalten wurden
- ob Änderungen formal dokumentiert wurden
Selbst in exzellenten Projekten scheitert die Auszahlung oft an formalen Fehlern.
Mit professioneller Unterstützung wird aus verstreuten Unterlagen ein belastbares Nachweis- und Abrechnungssystem.
Dokumentation & Abwicklung im Rahmen der Forschungszulage (FZulG)
Die Dokumentationsanforderungen bei der Forschungszulage unterscheiden sich deutlich von klassischen Zuschussprogrammen. Entscheidend ist eine lückenlose, steuerlich prüfungssichere Nachweisführung, da die Nachweise später durch die Finanzverwaltung abgefragt werden können.
Wir unterstützen Unternehmen bei der vollständigen Abwicklung der Forschungszulage:
- Einrichtung einer prüfungsfähigen Zeit- und Tätigkeitsdokumentation gemäß FZulG
- Saubere Abgrenzung förderfähiger FuE-Tätigkeiten von Routinearbeiten
- Aufbereitung der Personalkosten- und Fremdleistungskosten
- Dokumentation der technischen Entwicklung für steuerliche Prüfungen
- Abstimmung mit Steuerberatern und Vorbereitung auf mögliche Rückfragen (Unterlagenpaket, Logik, Abgrenzung)
So wird die Dokumentation konsistent, prüffähig und langfristig auffindbar – auch Jahre nach Projektabschluss. Gerade bei der Forschungszulage ist diese Nachweislogik ein zentraler Bestandteil der Auszahlungssicherheit.
Unsere Leistungen im Bereich Dokumentation & Abwicklung
Einrichtung eines revisionssicheren Dokumentationssystems
Wir schaffen ein einheitliches, klar strukturiertes System für:
- projektbezogene Arbeitszeiterfassung
- Beleg- und Rechnungsverwaltung
- förderfähige Kostenkategorien
- Projektfortschrittsdokumentation
- Audit-Trails
Damit entsteht eine Basis, die von Förderstellen anerkannt wird.
Laufende Nachweisführung & Pflege aller Projektdokumente
Wir übernehmen:
- Erfassung und Zuordnung von Belegen
- Prüfung der Förderfähigkeit einzelner Positionen
- Dokumentation technischer Fortschritte
- Vorbereitung von Status-Updates
- fortlaufendes Monitoring der Budgetverwendung
- Zeit- und Tätigkeitsnachweise gemäß Forschungszulage (FZulG)
Alles wird so aufbereitet, dass es jederzeit eingereicht werden kann.
Abrechnung & Mittelabrufe
Ein zentraler Teil der Abwicklung:
- Erstellung aller Mittelabrufe
- Kontrolle der Ausgaben gegenüber dem Finanzplan
- Vorbereitung von Zahlungsanforderungen
- Abstimmung mit Projektträgern
- formale Änderungsanzeigen (bei Abweichungen vom Plan)
- Überwachung der Auszahlungstermine
Wir sorgen dafür, dass die Mittel korrekt und rechtzeitig fließen.
Prüfung & Aufbereitung förderfähiger Kosten
Wir analysieren jede Kostenposition:
- Personalkosten (inkl. FZulG-konformer Abgrenzung)
- Sachmittel
- Fremdleistungen
- Geräte und Infrastruktur
- Reisekosten, Workshops, Tests
Fehlerhafte Kostenanrechnung ist ein Hauptgrund für Rückfragen – wir eliminieren dieses Risiko.
Kommunikation mit Projektträgern & Audit-Sicherheit
Wir übernehmen:
- Beantwortung aller Rückfragen
- Abstimmungen bei Abweichungen
- formale Änderungsanzeigen
- Vorbereitung auf Audits und Prüfungen
- direkte Kommunikation mit Förderstellen
- bei FZulG: Abstimmung der Unterlagenlogik mit Steuerberater (ELSTER/Zuordnung)
Sie müssen sich nicht mit formalen Anforderungen auseinandersetzen.
Erstellung von Zwischen- und Abschlussdokumenten
Dazu gehören:
- Zwischenberichte
- Meilensteinberichte
- technische Entwicklungsnachweise
- Abschlussberichte (technisch & wirtschaftlich)
- finale Projektabrechnung
Die Unterlagen werden exakt an die Anforderungen des jeweiligen Programms angepasst (ZIM, KMU-innovativ, EXIST, Digital Jetzt, EU usw.).
Finalisierung & sichere Übergabe
Am Projektende erhalten Sie:
- vollständige Dokumentation
- geordnete Belegsammlung
- Übersicht aller Ausgaben
- Audit-Checkliste
- finale Berichte
Damit ist das Projekt nicht nur abgeschlossen, sondern auch lange danach prüfungssicher.
Für wen ist diese Leistung besonders relevant?
Ideal für:
- Unternehmen ohne eigenes Fördermanagement
- Forschungseinrichtungen mit umfangreichen Berichtspflichten
- Start-ups mit wenig administrativen Ressourcen
- Konsortialprojekte mit mehreren Partnern
- Projekte mit hohem Dokumentationsaufwand (Technik, R&D)
- Organisationen, die Rückforderungen unbedingt vermeiden wollen
Viele Projekte scheitern nicht am Inhalt – sondern an der Dokumentation. Wir schließen diese Lücke.
Ihre Vorteile mit unserer Dokumentation & Abwicklung
- vollständige Entlastung Ihres Teams
- prüfungssichere Unterlagen
- saubere, nachvollziehbare Abrechnung
- fristgerechte Mittelabrufe
- minimiertes Risiko von Rückforderungen
- klare Struktur und Transparenz
- professionelle Kommunikation mit Projektträgern
- klare Rollen, Vorlagen und kurze Durchlaufzeiten bei Berichten & Mittelabrufen
So läuft unsere Zusammenarbeit ab
Kick-off & Analyse des Zuwendungsbescheids
Einrichtung der Dokumentationssysteme
fortlaufende Nachweisführung
Abrechnung & Mittelabrufe
Technische & wirtschaftliche Berichte
Abschlussbericht & finale Übergabe
Auf Wunsch kombinieren wir diese Leistung mit:
- Antragstellung
- Förderstrategie
- Projektbegleitung
für eine vollständige End-to-End Betreuung.
Die Dokumentation & Abwicklung ergänzt unsere Leistungen in der Antragstellung und Projektbegleitung – insbesondere bei der Forschungszulage.